Executive Assistant

## Executive Assistant (Directiesecretaresse)

Wil jij werken in een dynamische organisatie met maatschappelijke impact, waar jouw talent voor organiseren en ontzorgen écht het verschil maakt? Bij NRG PALLAS krijg je als Executive Assistant een sleutelrol in de ondersteuning van het Executive Committee (ExCo).

### Jouw Rol

Samen met een collega Executive Assistant vorm je een sterk team dat het ExCo optimaal ondersteunt. Jullie zorgen voor structuur, overzicht en continuïteit in een complexe, bestuurlijke omgeving waar veiligheid, betrouwbaarheid en samenwerking centraal staan.

Je beweegt je soepel binnen een nationaal en internationaal speelveld en weet precies wat er nodig is om alles op rolletjes te laten lopen. Met jouw proactieve houding, discretie en organisatorische sensitiviteit ben je een onmisbare schakel achter de schermen.

### Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Jij bent de drijvende kracht achter een efficiënte en professionele ondersteuning van het ExCo. Je houdt je onder andere bezig met:

- Proactieve administratieve ondersteuning, zoals tekenverzoeken en offertes
- Complex agendabeheer en het coördineren van afspraken en overleggen
- Het professioneel ontvangen van gasten en afstemming met beveiliging rondom bezoeken
- Voorbereiden, plannen en notuleren van ExCo- en bestuurlijke vergaderingen
- Bewaken van acties, besluiten, deadlines en opvolging
- Opstellen, redigeren en verzorgen van correspondentie en documenten
- Organiseren van (internationale) afspraken, bijeenkomsten en reizen
- Optreden als eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
- Coördineren van organisatiebrede events
- Zorgdragen voor correcte archivering en vertrouwelijke dossiervorming

### Wie ben jij?

Jij krijgt energie van werken op bestuurlijk niveau en houdt moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving. Je bent scherp, zorgvuldig en schakelt snel.

Daarnaast breng je mee:

- HBO werk- en denkniveau en ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving
- Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail
- Proactiviteit en organisatiesensitiviteit
- Het vermogen om soepel te schakelen tussen diverse taken en stakeholders
- Een servicegerichte, toegankelijke en professionele houding
- Een pragmatische instelling met focus op oplossingen en impact
- Uitstekende communicatieve vaardigheden (Nederlands én Engels)
- Ervaring met Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams)
- Stressbestendigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen
- Discretie en zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie

### Waarom deze rol bij jou past

Deze functie biedt jou de kans om te werken in een omgeving met maatschappelijke betekenis en zichtbare impact. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, werkt nauw samen met topmanagement en speelt een cruciale rol in het soepel laten draaien van de organisatie.