Management Assistent

• Impact: Als Management Assistente speel je een belangrijke rol in de verdere professionalisering van GBBS. Jij zorgt voor structuur, overzicht en rust binnen de directie en het MT. Door processen te stroomlijnen en werkzaamheden slim te organiseren, ontzorg je hen en maak je ruimte voor strategie, groei en verandering. Je kijkt verder dan de dag van vandaag en denkt actief mee over verbeteringen die bijdragen aan een efficiëntere en toekomstbestendige organisatie.
• Afwisselend werk: Geen dag is hetzelfde. Je ondersteunt de Directeur van GBBS en het managementteam bij uiteenlopende werkzaamheden. Van agenda- en mailboxbeheer tot het voorbereiden, plannen en notuleren van overleggen. Tegelijkertijd kijk je mee over prioriteiten, signaleer je knelpunten en doe je voorstellen om het werk beter te organiseren. Bij GBBS waarderen we initiatief en ondernemerschap, en in deze rol krijg je de ruimte om die ook echt te laten zien.
• Samenwerking: Je werkt samen met collega’s op verschillende niveaus binnen GBBS. Je weet wat er speelt in de organisatie en bent een toegankelijk en hands-on aanspreekpunt vanuit de vestiging in Dordrecht. Door jouw verbindende rol draag je bij aan een prettige samenwerking en een professionele werksfeer, waarin iedereen weet waar hij of zij aan toe is.

Als Management Assistente zorg je voor een effectieve, efficiënte en goed georganiseerde ondersteuning van de Directeur GBBS en het MT. Je bent meer dan een ondersteuner: je fungeert als klankbord en sparringpartner en bewaakt het overzicht en de voortgang.

Je helpt de directie vooruit door mee te denken over processen en prioriteiten en ondersteunt waar nodig, zodat de focus kan liggen op professionalisering, transitie en strategie. Je bent het externe geheugen van de directie en weet precies wat wanneer aandacht vraagt.

Je beheert de agenda en inbox van de Directeur, bereidt MT-vergaderingen voor, notuleert en bewaakt actiepunten en opvolging. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorg je voor duidelijke en zorgvuldige communicatie.

Ook organiseer en bereid je (periodieke) vergaderingen en bijeenkomsten voor, leg je afspraken vast en signaleer je aandachtspunten. Je documenteert en archiveert (vertrouwelijke) informatie, houdt dossiers actueel en bewaakt de kwaliteit en het overzicht van het archief. In- en uitgaande correspondentie en telefonisch contact handel je zorgvuldig en professioneel af.

Je weet wat er speelt binnen de organisatie, durft op een prettige manier een spiegel voor te houden en neemt initiatief wanneer je kansen of knelpunten ziet.

• Een aantrekkelijk salaris op basis van 38 uur.
• 25 vakantie- en 13 ATV-dagen bij een fulltime dienstverband.
• Collectieve verzekeringen en een goede pensioenregeling via PMT.
• Betrokken collega’s en regelmatig leuke uitjes.
• Opleidingsbudget en toegang tot meer dan 300 cursussen en opleidingen om jezelf te blijven ontwikkelen.
• Fietsplan en een vergoeding voor je sportschoolabonnement. 
   

Je collega’s van GBBS. Deze afdeling biedt maatwerk in risicobeheersing en beveiligingsmanagement. Toonaangevende organisaties zoals musea, penitentiaire instellingen, ziekenhuizen, overheidsgebouwen, banken en luchthavens vertrouwen op de systemen die door GBBS zijn geadviseerd en geïnstalleerd.

Daarnaast werk je nauw samen met de Directeur en het managementteam van GBBS. Samen bouwen jullie aan de verdere professionalisering van de organisatie en draag je bij aan een veilig en maatschappelijk relevant vakgebied.

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding in management support, secretarieel of bedrijfskunde.
• Je hebt aantoonbare ervaring als Management Assistente en bent gewend om directie en/of MT te ondersteunen, inclusief agendabeheer, voorbereiding van overleggen en notuleren.
• Je beschikt over sterke organisatorische en administratieve vaardigheden en werkt vaardig met MS Office, Outlook en Teams. Je weet processen, planningen en informatie overzichtelijk te organiseren.
• Je bent proactief en signalerend, ziet wat nodig is voordat het gevraagd wordt en durft verbeteringen aan te dragen. Daarnaast ben je organisatiesensitief en communicatief sterk en schakel je gemakkelijk tussen verschillende niveaus. Ook in drukke of veranderende situaties behoud je overzicht en blijf je flexibel.
• Je bent van onbesproken gedrag, in het bezit of kan een Verklaring Omtrent Gedrag en een Verklaring van Betrouwbaarheid overleggen bij indiensttreding.
• Ten behoeve van de functie-uitoefening dien je in de toekomst medewerking te verlenen aan het uitvoeren van screeningen door derden bij specifieke opdrachtgevers.

We zijn benieuwd naar jou! Klik op de sollicitatiebutton en vul het digitale formulier in. Is er een match? Dan nodigen we je zo snel mogelijk uit voor een kennismakingsgesprek.

Heb je vooraf nog vragen over deze functie of de procedure? Neem dan contact op met Pia van de Vinne, Corporate Recruiter, via +31623255080 of [email protected].

Wij kiezen er bewust voor om de werving zelf te doen. Aanbiedingen van bureaus stellen we niet op prijs. Aan het zonder overleg/opdracht voorstellen van kandidaten kunnen geen rechten c.q. verplichtingen worden ontleend. We willen er graag op wijzen dat ZZP'ers niet in aanmerking komen voor deze vacature.

Je collega’s van GBBS. Deze afdeling biedt maatwerk in risicobeheersing en beveiligingsmanagement. Toonaangevende organisaties zoals musea, penitentiaire instellingen, ziekenhuizen, overheidsgebouwen, banken en luchthavens vertrouwen op de systemen die door GBBS zijn geadviseerd en geïnstalleerd.

Daarnaast werk je nauw samen met de Directeur en het managementteam van GBBS. Samen bouwen jullie aan de verdere professionalisering van de organisatie en draag je bij aan een veilig en maatschappelijk relevant vakgebied.

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding in management support, secretarieel of bedrijfskunde.
• Je hebt aantoonbare ervaring als Management Assistente en bent gewend om directie en/of MT te ondersteunen, inclusief agendabeheer, voorbereiding van overleggen en notuleren.
• Je beschikt over sterke organisatorische en administratieve vaardigheden en werkt vaardig met MS Office, Outlook en Teams. Je weet processen, planningen en informatie overzichtelijk te organiseren.
• Je bent proactief en signalerend, ziet wat nodig is voordat het gevraagd wordt en durft verbeteringen aan te dragen. Daarnaast ben je organisatiesensitief en communicatief sterk en schakel je gemakkelijk tussen verschillende niveaus. Ook in drukke of veranderende situaties behoud je overzicht en blijf je flexibel.
• Je bent van onbesproken gedrag, in het bezit of kan een Verklaring Omtrent Gedrag en een Verklaring van Betrouwbaarheid overleggen bij indiensttreding.
• Ten behoeve van de functie-uitoefening dien je in de toekomst medewerking te verlenen aan het uitvoeren van screeningen door derden bij specifieke opdrachtgevers.

• Een aantrekkelijk salaris op basis van 38 uur.
• 25 vakantie- en 13 ATV-dagen bij een fulltime dienstverband.
• Collectieve verzekeringen en een goede pensioenregeling via PMT.
• Betrokken collega’s en regelmatig leuke uitjes.
• Opleidingsbudget en toegang tot meer dan 300 cursussen en opleidingen om jezelf te blijven ontwikkelen.
• Fietsplan en een vergoeding voor je sportschoolabonnement.