Officer Expat Desk

Elk jaar gaan medewerkers van Van Oord op internationale uitzendingen die hen over de hele wereld brengen. Deze uitzendingen brengen uiteenlopende administratieve processen met zich mee, waarbij nauwkeurigheid, zorgvuldige afstemming en een mensgerichte aanpak essentieel zijn. Als Officer Expat Desk speel je een belangrijke rol in het succesvol voorbereiden en begeleiden van deze internationale opdrachten. Van het opstellen van contracten en het vastleggen van arbeidsvoorwaarden tot het beheren van de bijbehorende documentatie: jij zorgt ervoor dat alles gedurende de volledige assignment lifecycle goed is geregeld, voldoet aan de geldende wet- en regelgeving en administratief op orde is.

In deze functie bied je collega's duidelijkheid en ondersteuning, terwijl je ervoor zorgt dat alle processen rondom internationale uitzendingen soepel verlopen – van voorbereiding tot afronding. Je stelt assignmentcontracten en bijbehorende documentatie op en houdt deze actueel. Daarnaast bepaal je welke vergoedingen en verzekeringen van toepassing zijn en zorg je voor een correcte verwerking. Ook bewaak je verlofrechten en regel je zaken die verband houden met de gezinssituatie van medewerkers tijdens hun internationale uitzending. Gedurende het hele proces ben je een betrouwbaar aanspreekpunt dat medewerkers ondersteunt met heldere communicatie, praktisch advies en een zorgvuldige begeleiding tijdens hun internationale avontuur.

Jouw werkomgeving

Je werkt vanuit ons kantoor in Rotterdam, samen met ervaren collega's die een praktische, open en collegiale manier van samenwerken belangrijk vinden. Je hebt veel contact met verschillende afdelingen binnen de organisatie, waaronder HR, Planning en Pool Management, zodat iedere internationale uitzending goed is afgestemd en zorgvuldig wordt uitgevoerd. Bij Van Oord geloven we dat een sterke administratieve basis essentieel is voor het succes van onze mensen.

In deze rol zorg je ervoor dat internationale uitzendingen van begin tot eind soepel verlopen. Als hét aanspreekpunt voor documentatie en praktische regelingen ben je een betrouwbare kracht achter de schermen. Je houdt je onder andere bezig met:

• Het coördineren en uitvoeren van de administratieve processen gedurende de volledige lifecycle van internationale uitzendingen.
• Het opstellen, beheren en actualiseren van assignmentcontracten en bijbehorende documentatie.
• Het bepalen en correct verwerken van toepasselijke vergoedingen en verzekeringen.
• Het bewaken van verlofrechten en administratieve zaken die verband houden met de gezinssituatie van medewerkers tijdens hun uitzending.
• Het ondersteunen van collega's met heldere communicatie, praktisch advies en passende begeleiding.

Jij bent een enthousiaste professional die structuur brengt in complexe processen. Je vindt het leuk om collega's te ondersteunen, houdt overzicht en zorgt ervoor dat administratie tot in de puntjes klopt. Je werkt nauwkeurig, bent servicegericht en blijft ook onder tijdsdruk zorgvuldig. Daarnaast:

• Heb je een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, of beschik je over een vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Heb je enkele jaren ervaring in een vergelijkbare administratieve functie.
• Werk je graag in een internationale omgeving en ondersteun je collega's met plezier.
• Ben je georganiseerd, communicatief sterk en servicegericht.
• Beheers je de Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Nederlands is een pre.

In deze functie lever je een belangrijke bijdrage aan het succes van onze internationale projecten door ervoor te zorgen dat collega's wereldwijd goed voorbereid aan de slag kunnen. Daarnaast kun je rekenen op:

• Een salaris dat past bij jouw verantwoordelijkheden en ervaring.
• Een aantrekkelijke reiskostenvergoeding (€0,31 per kilometer) en thuiswerkvergoeding (€2,40 per dag).
• 32 vakantiedagen per jaar, inclusief collectieve Van Oord-verlofdagen.
• Een variabele bonus, mede afhankelijk van de bedrijfsresultaten.
• Een aantrekkelijke pensioenregeling.
• De mogelijkheid om deel te nemen aan de collectieve zorgverzekering, waarbij Van Oord de aanvullende verzekering vergoedt.
• Uitgebreide opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, waaronder toegang tot de online leeromgeving GoodHabitz.
• Deelname aan verschillende communities, zoals Young Van Oord, Van Oord Women en de personeelsvereniging.
• Leuke evenementen en sportactiviteiten, zoals skivakanties, zeilweekenden, wielrennen en motorrijden.

Interesse?

Solliciteer via het sollicitatieformulier. Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met Valerie Bisterbosch.

Wil je meer weten over Van Oord of op de hoogte blijven van onze vacatures? Volg ons dan op LinkedIn, Instagram, Vimeo en Facebook.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

#LI-VB1