Secretaresse Operations

Als Secretares Operations in onze Offshore Energy afdeling in Gorinchem speel je een centrale rol in de dagelijkse stroom van ons internationale en dynamische werk. Samen met de Senior Management Assistant ondersteun je het Management Team en de bredere Operations afdeling in hun wereldwijde werkzaamheden. Dit gaat verder dan agenda’s plannen, je bent een vertrouwde schakel, probleemoplosser en sparringpartner. Je krijgt veel vrijheid om initiatief te nemen en ruimte om met eigen ideeën te komen voor verbetering van onze manier van werken.

Jouw impact
Met jouw scherpe blik en proactieve houding zorg je dat onze teams optimaal kunnen presteren, zelfs onder druk. Dankzij jou verlopen reizen vlekkeloos, agenda’s blijven overzichtelijk en communicatie stroomt zonder hapering. Je voelt feilloos aan wat mensen nodig hebben en handelt snel en zorgvuldig — elke dag maak je zo het verschil.

Jouw werkplek
Je wordt onderdeel van een klein, hecht team in Gorinchem waar humor, samenwerking en vertrouwen dagelijkse waarden zijn. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de Operations afdeling en werkt nauw samen met andere secretaresses binnen de Offshore Energy business unit. We werken hard, staan voor elkaar klaar en geven jou de ruimte om je verder te ontwikkelen.

In deze rol ga je:

• Agenda’s beheren voor managers binnen de Operations afdeling
• Meerdere mailboxen beheren en inkomende communicatie zorgvuldig verwerken
• Dagelijkse administratieve ondersteuning bieden aan managers en het team
• Internationale zakenreizen organiseren, inclusief vluchten, accommodaties en visa
• Medische checks boeken en PPE bestellen voor medewerkers
• Trainingen en cursussen uitzoeken en regelen voor collega’s
• Events en teamevents organiseren voor de afdeling
• Uren bijhouden en bijwerken voor de afdelingen in EBS
• Distributielijsten bijhouden, aanvullen en opschonen
• PO’s aanmaken en betalingen opvolgen
• Samenwerken met secretariële collega’s binnen de business unit om de ondersteuning soepel en slim te houden

Je brengt structuur, positiviteit en zorg in het team. Je bent proactief, accuraat en gemotiveerd om bij te dragen. Verder heb je:

• MBO werk- en denkniveau
• 3–5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur in een internationale omgeving
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Ervaring met Microsoft Office, Outlook, Teams en andere moderne tools
• Een flexibele, nauwkeurige en proactieve manier van werken

• Een salaris dat past bij jouw verantwoordelijkheden en ervaring
• Aantrekkelijke reiskostenvergoeding (€0,31 per km) en thuiswerkvergoeding (€2,40 per dag)
• 32 vakantiedagen (waarvan maximaal 7 collectief)
• Variabele bonus, deels afhankelijk van bedrijfsresultaten
• Aantrekkelijk pensioen
• Mogelijkheid tot collectieve zorgverzekering (Van Oord betaalt jouw aanvullende pakket)
• Uitgebreide ontwikkelmogelijkheden, waaronder een online academy via Goodhabitz
• Communities om bij aan te sluiten, zoals Young Van Oord, Van Oord Women en de personeelsvereniging
• Diverse events en sportactiviteiten, zoals skiën, zeilweekenden, wielrennen en motorrijden

Geïnteresseerd? Solliciteer via het sollicitatieformulier. Heb je vragen? Neem dan contact op met Daniël Lems.

Wil je meer weten over en op de hoogte blijven van andere vacatures bij Van Oord? Kom aan boord en volg ons op LinkedIn, Instagram, Vimeo en Facebook!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

#LI-DL1