Management Assistant Offshore Energy OPS (24 uur/week)

In jouw rol ben ondersteun een aantal managers & hun teamleden die verantwoordelijk zijn voor de Foundation unit, Cable unit en Customer Support. Je werkt actief samen met een collega Management Assistant die de Operations Director ondersteunt. Jullie zorgen samen ervoor dat alles op rolletjes verloopt, regelt en organiseert diverse zaken voor Operations en zij kunnen met al hun vragen altijd bij jullie terecht

Jij beheert de agenda’s & afdelingsemail inbox van Operations, haalt hier acties uit, schept overzicht, notuleert diverse vergaderingen en overziet wat de teams nodig hebben en biedt daarbij tijdig de juiste ondersteuning. Daarnaast ben je o.a. verantwoordelijk voor:

• Complex agendabeheer;
• Beheert de afdelingsinbox;
• Aanspreekpunt voor IT-zaken;
• Onboarding van nieuwe medewerkers;
• Ondersteunende activiteiten zoals het reserveren van vergaderzalen, regelen van lunches, business trips, visa, autohuur en hotels;
• Organiseren van events;
• Collega’s verrassen met een leuke kaart met attentie bij geboorte, huwelijk, ziekte, enz.
• Ondersteuning en beheer van SharePoint-sites;
• Beheer van distributielijsten en Teams-kanalen;
• Urenregistratie en het maken van overzichten;
• Coördineren van afwezigheid, verlofplanning en bezetting binnen de teams;
• Ondersteunen bij interne communicatie en informatievoorziening binnen Operations;
• Bestellen en beheren van PPE;
• Coördineren en boeken van trainingen, cursussen en opleidingen;
• Inplannen en coördineren van medische keuringen en certificeringen;
• Signaleren van knelpunten en proactief aandragen van oplossingen

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega met een ‘can-do mentaliteit’. Je bent flexibel, kunt “schaken op verschillende borden & niveaus”, en weet goed je prioriteiten te stellen. Het geeft jou energie om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Maar je weet ook tijdig je grenzen aan te geven. Je bent beschikbaar 24 uur per week verdeelt over 4 werkdagen van maandag tot en met donderdag.

Verder breng je mee:

• Een opleiding tot Management Assistant afgerond op ten minste MBO-niveau met daarnaast aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare positie;
• Goede kennis van MS Office, SharePoint en Microsoft Teams;
• Geen 9-5 mentaliteit dus super flexibel;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als Engels (woord en geschrift);
• Je bent leergierig, dienstverlenend en krijgt energie van het ontzorgen en managen van diverse taken.

Werken in een internationale, uitdagende en dynamische organisatie, met de mogelijkheid om echt impact te hebben op ons bedrijf, de mensen en de omgeving. Wij bieden een compleet arbeidsvoorwaardenpakket met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden Dit pakket bevat onder andere:

• Een salaris dat aansluit bij de verantwoordelijkheden en ervaring;
• Een bovengemiddeld aantal verlofdagen en een uitstekende pensioenregeling;
• Een informeel team waarin een prettige werksfeer en samenwerking centraal staan; -> anders verwoorden
• Een variabele winstuitkering;
• Volop ruimte om je vakinhoudelijk en persoonlijk te ontwikkelen, zodat je in jouw rol kunt blijven groeien.

Interesse? Solliciteer dan nu via onderstaand sollicitatieformulier! Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Wilma van der Linden ([email protected])
 
Meer weten over en op de hoogte blijven van andere vacatures binnen Van Oord? Kom aan boord en volg ons ook op LinkedIn, Instagram, Vimeo en Facebook!

Acquisitie n.a.v. deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

#LI-WL1