Senior Secretaresse

Als Senior secretaresse ben je een echte meewerkend voorman / -vrouw voor het secretariaat van onze Ship Management Department (SMD). Je ben het eerste aanspreekpunt van deze afdeling. Je biedt uitgebreide secretariële en administratieve ondersteuning, behoudt een operationeel overzicht van het gehele secretariaat, coördineert het werk en bent het eerste aanspreekpunt voor de directeur-SMD.

Als senior secretaresse werk je zelfstandig en gefocust in een dynamische omgeving. Je combineert sterke organisatorische vaardigheden met een balans tussen zelfstandig werken en teamwerk. In jouw rol begrijp je wat nodig is en niet alleen wat gewenst is. Met jouw pro-activiteit toon je initiatief en los je problemen op voordat ze ontstaan. Binnen deze functie richt jij je op:

• Zelfstandig coördineren van complexe afspraak planningen voor de directeur en het managementteam en beheren van de bijbehorende agenda’s;
• Proactief ondersteunen van de afdeling door vragen van collega's te beantwoorden en nauwkeurig archiveren van correspondentie;
• Organiseren van meetings met de bijbehorende faciliteiten;
• Notuleren tijdens management vergaderingen;
• Regelen van zakenreizen zoals het boeken vluchten, accommodatie en visa aanvragen.

JOUW WERKPLEK

De afdeling SMD beheert alle schepen en equipment van Van Oord. Deze afdeling bestaat dan ook uit ongeveer 2400 collega’s, over de hele wereld aan het werk. Jouw standplaats zal ons kantoor in Rotterdam zijn. Je werkt binnen jouw team samen met meerdere afdelingssecretaresses.

Jij bent een collegiale, flexibele senior secretaresse met een open en dienstverlenende instelling. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, bent accuraat en proactief. Je durft beslissingen te nemen en bent een organisator die vooruitkijkt.

Voldoe je aan onderstaande functie-eisen? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie op deze vacature!

• Je hebt minimaal MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële opleiding;
• Minimaal 5 jaar recente ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen een grote internationale organisatie;
• Beschikbaarheid voor minimaal 36 uur per week;.
• Technische affiniteit is een pre;
• Uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels in woord en geschrift;

Wij bieden je een functie waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan onze missie ‘building a better world for future generations’. Daarnaast bieden wij je: 

• Een salaris dat aansluit bij jouw verantwoordelijkheden en ervaring; 
• Aantrekkelijke reiskostenvergoeding (€ 0,31 per km)- en thuiswerkvergoeding (€2,15- per dag);
• 32 vakantiedagen (waarvan max. 7 collectief); 
• Variabele bonus, o.a. afhankelijk van het ondernemingsresultaat; 
• Een aantrekkelijke pensioensregeling; 
• Optie tot collectieve zorgverzekering (Van Oord betaalt je aanvullende pakket); 
• Flexibele thuiswerkregeling; op fulltime basis kan je 2 dagen thuis werken; 
• Uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden, inclusief een zeer uitgebreide online academie via Goodhabitz; 
• Communities om lid van te worden, zoals: Young Van Oord, Van Oord Women en de Van Oord personeelsvereniging; 
• Verschillende evenementen en sportactiviteiten, o.a. wintersport, zeilweekend, wielrennen en motorrijden.