Project Management Ondersteuner

Ben jij graag de “spil in het web” iemand die secuur werkt en graag het aanspreekpunt is voor projectleiders, managers en opdrachtgevers? Wordt dan onze nieuwe collega in Breda. We zoeken iemand die al aantoonbare ervaring heeft met document control in een projectorganisatie en nu een volgende stap wil zetten naar deze leuke job als Project Management Ondersteuner

- Martin vd Berg -

(Teamleider Project Coordinatie & Proces- & Kwaliteitsmanagement)

Niet ´gewoon een bedrijf´

Bij SPIE Energie, de naam zegt het al, richten wij ons vooral op de energiemarkt, een dynamisch werkveld dat voortdurend aan het ontwikkelen is. Door altijd mee te ontwikkelen met de laatste technologische innovaties kunnen wij een afgewogen dienstenpakket bieden aan onze klanten. Dit dienstenpakket richt zich op; de engineering, realisatie, service en onderhoud van en aan hoogspanning stations en hoogspanningslijnen boven de 110.000 Volt.

In toenemende mate stoot TenneT haar niet-kernactiviteiten af naar marktpartijen. SPIE als, voorname opdrachtnemer van TenneT, neemt hierdoor een groot deel van de Design & Construct activiteiten over, op basis van de contractvorm UAV-GC-2005, in relatie tot de totstandkoming en vernieuwing van hoogspanning stations en -lijnen.

Met ruim 350 loyale vakmannen- en vrouwen vormt het team SPIE Energie een hechte club waar er altijd oprechte aandacht is voor iedereen. Zo word je goed ingewerkt en heb je een meeloopperiode met een ervaren Toezichthouder Elektrotechniek die je graag meeneemt in alle ins- en outs vertelt van het vak. Ook krijg je de kans om je verder te scholen door het volgen van diverse cursussen.

Niet ´gewoon een baan´

Als Project Management Ondersteuner ben je de steunpilaar voor het hele projectteam. Je coördineert de totstandkoming van documenten en bent verantwoordelijk voor de documentadministratie. Ook ben je de spin in web voor het onderhouden van contacten met de klant en diverse vraagstukken vanuit collega’s. Daarnaast stel je voortgangsrapportages op en monitor je termijnen van de uitgaande documenten. Door het bieden van goede en brede ondersteuning signaleer je eveneens knelpunten en bottlenecks en ga je samen met de projectleider en/of managers op zoek naar een passende oplossing,. Als Project Management Ondersteuner ben jij degene die:

• De agenda en de E-mails van de centrale projecten beheert (Outlook)
• Vergaderingen en andere bijeenkomsten plant en organiseert
• De Spin in web is voor zowel de interne als externe organisatie
• Verslagen/notulen, actielijsten en rapportages uitwerkt zowel van intern als externe besprekingen (Relatics).
• Dit kan dus in Breda zijn maar ook op locatie bij de klant of op de site.(bijv. intern: Projectteamoverleg (PTO), Kernteamoverleg (KO) Extern: Voortgangsoverleg (VGO))
• Het documentenbeheer digitaal up to date houdt; met behulp van het documentmanagementsysteem
• De documentenstroom monitort en bijhorende metadata registreert voor projecten
• Bestanden met opdrachtgever uitwisselt, door deze te plaatsen in het systeem Meridian van de opdrachtgever
• Zorgdraagt voor een juiste opslaglocatie van bestanden en najagen van documenten die tot stand moeten komen
• Documenten controleert op formele zaken zoals compleetheid, opmaak en correct vrijgave
• De documentenplanning, die onderdeel uitmaakt van documentensysteem, up tot date houdt
• Ervoor zorgdraagt dat de juiste documentstandaarden in het projectteam worden gebruikt.
• Bijv. de juiste voorbladen voor werkplannen, voortgangsrapportages, enzovoort (Templates)
• Ondersteuning biedt aan de projectmanager en projectteam door knelpunten te signaleren en opzoek te gaan naar een passende oplossing
• Events en presentjes regelt (denk hierbij aan bijvoorbeeld het organiseren van een lunch op locatie met opdrachtgevers en onderaannemers)
• Knelpunten en bottlenecks signaleert en samen met de projectleiding en je collega’s op zoek gaat naar een passende oplossing.
• Verbeteringen signaleert en bespreekbaar maakt binnen het team van proces en kwaliteitsmanagement waar je mede onderdeel van uitmaakt

Niet ´gewoon een medewerker´

Dagelijks moeten wij het verschil maken om bij onze klanten op onze top te presteren. Dat vragen wij van al onze medewerkers. Dus ook van jou als Project Management Ondersteuner. Om het verschil te kunnen maken in jouw werk zul je flexibel moeten zijn en stevig in je schoenen moeten staan. Daarbovenop:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau en 3 jaar ervaring in een soortgelijke ondersteunende rol als document controller.
• Moet de kandidaat zeer goed met computersystemen kunnen/willen werken. Kennis van MS-office 365 en Sharepoint is vereist. Pre is ervaring met de systemen Relatics en Meridian en als je reeds kunt notuleren.
• Gezien de complexiteit en grote van onze projecten is aantoonbare ervaring in een technische (project) omgeving een vereiste, het is een pre als dit ook in de installatiebranche is geweest.
• In bezit van rijbewijs B.

Passende kandidaten brengen de volgende karakteristieke eigenschappen mee:

• Klantgerichtheid/klantvriendelijkheid (intern/extern)
• Verbindend
• Brede vorm van ondersteuning
• Zelfstandig
• Nauwkeurig
• Inleveringsvermogen
• Ondernemend
• Assertiviteit (stevig in je veiligheidsschoenen staan)
• Betrouwbaar
• Communicatief vaardig
• Daadkrachtig
• Flexibiliteit
• Stressbestendig

Niet ´gewoon een set arbeidsvoorwaarden´

We vragen veel van jou als Project Management Ondersteuner en dus bieden we veel. Om precies te zijn bieden we voor deze functie op basis van 40 uur per week:

• Om te starten een jaarcontract met de intentie om deze te verlengen naar onbepaalde tijd
• Een gebalanceerd en goed arbeidsvoorwaardelijk pakket, afgestemd op jouw opleiding/ervaring;
• Reisuren- en kostenvergoeding en gebruik van een poolauto voor je zakelijke kilometers.
• Een PMT-pensioenregeling waarvan SPIE ruim 70% betaalt. Voor later;
• 25 vakantiedagen + 13 ADV dagen. Dat tikt lekker aan. Daarnaast de keuze om vakantie- en/of adv-dagen te kunnen inkopen of verkopen;
• Een jaarlijkse winstuitkering, flexibel arbeidsvoorwaardenpakket en de mogelijkheid om SPIE aandelen te kopen tegen gunstige voorwaarden;
• Een mobiele telefoon (met keuzemogelijkheid tot veel opties) en een laptop. Alles wat je nodig hebt om succesvol te zijn;
• Een gezonde balans tussen werk en privé, met de mogelijkheid tot flexibele werktijden en thuiswerken;
• Alle kansen voor verdere ontwikkeling en opleiding. Je hoeft ze alleen maar te grijpen.

Gewoon solliciteren.

Ben jij de persoon die geen genoegen meer neemt met een gewone baan bij een gewone werkgever? Solliciteer dan op deze vacature voor Project Management Ondersteuner. De werkzaamheden vinden plaats op ons hoofdkantoor te Breda. Echter moet je bereid zijn te reizen naar de projectlocaties om vergaderingen te notuleren. Heb je vragen? Schakel met Angelique Timmers, Corporate  Recrioter Smart City & Energies, via telefoon of whatsApp 06-22669667 of via mail naar [email protected]